Ein Dossier bündelt alles, was zu einer Anfrage gehört: Angebote, Abgebote, Nachträge und Ausmasse, für einen oder mehrere Kunden. Erhältst du den Auftrag, wandelst du das Dossier in ein Projekt um.
Die Offertenliste
Alle Dossiers findest du unter "Offerten". Du siehst sie als Liste oder als Kanban. Im Kanban ziehst du ein Dossier in eine andere Statusspalte.
Spalte | Beschreibung |
Status | Der Status des Dossiers. |
ID | Die Dossiernummer. |
Projektname | Der Titel des Dossiers. |
Kunde | Der Hauptkunde. |
Total exkl. MwSt. | Der Betrag des Dossiers, unten mit Summe über alle Zeilen. |
Erstellungsdatum | Wann das Dossier angelegt wurde. |
Fälligkeitsdatum | Die Einsendefrist. |
Projektleiter | Wer für das Dossier verantwortlich ist. |
Filtern kannst du nach Status, Erstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Projektleiter und Archivierung.
Dossier erstellen
Klicke unter "Offerten" auf "Erstellen".
Gib den Projektnamen und die Dokumentsprache ein.
Klicke auf "Erstellen".
Caturix schlägt die Projektnummer automatisch vor. Du kannst sie überschreiben, solange die Nummer noch frei ist.
Status des Dossiers
Status | Beschreibung |
Anfrage | Die Anfrage ist eingegangen. |
Kalkulation | Du rechnest das Angebot. |
Offeriert | Das Angebot ist beim Kunden. |
Verhandlung | Ihr verhandelt über Preis oder Umfang. |
Gewonnen | Du hast den Auftrag erhalten. |
Verloren | Der Auftrag ging an jemand anderen. |
Nicht offeriert | Du hast auf ein Angebot verzichtet. |
Den Status setzt du selbst, in der Liste, im Kanban oder oben im Dossier. Caturix ändert ihn nicht automatisch, auch nicht beim Umwandeln in ein Projekt.
Allgemeine Angaben
Unter "Allgemein" erfasst du Projekttitel, Projektleiter, Einsendefrist, Projektnummer und Ausführungszeitraum sowie die Projektadresse und die Kontakte (Kunde, Rechnungsadresse, Versandadresse).
Vor Ablauf der Einsendefrist erinnert Caturix die Projektleitung, solange das Angebot noch ein Entwurf ist.
Aufbau des Dossiers
Für jeden Kunden gibt es einen eigenen Abschnitt "Leistungsverzeichnis" mit seinen Dokumenten. Abgebote, Nachträge und Ausmasse erscheinen eingerückt unter dem Dokument, aus dem sie entstanden sind, zum Beispiel "Abgebot - 1.1".
In der Seitenleiste findest du:
Details wie Adresse, Projektleiter und Ausführungszeitraum
Kontakte
Zusammenstellung (exkl. MwSt.) mit Hauptauftrag, Nachträgen und Total
Dateien und Bilder
Unter den Abschnitten folgen die Notizen und der Verlauf des Dossiers.
Leistungsverzeichnis hinzufügen
Über das + im Abschnitt eines Kunden fügst du ein Leistungsverzeichnis hinzu:
LV-Typ | Wofür |
Angebot | Dein Angebot an den Kunden. |
Nachtrag | Zusätzliche Leistungen, sobald es im Abschnitt ein Angebot gibt. |
Musterleistungsverzeichnis | Eine Vorlage, aus der du später Angebote erstellst. |
Ausschreibung | Ein Leistungsverzeichnis ohne Preise, zum Beispiel für Subunternehmer. |
Angebot für einen weiteren Kunden | Ein eigener Abschnitt für eine weitere Projektpartei. |
Danach wählst du die Art:
NPK-Leistungsverzeichnis (braucht eine gültige CRB-Lizenz) oder Eigentext-Leistungsverzeichnis.
Datei importieren (nur NPK), Von Grund auf erstellen oder Mit bestehendem LV starten.
Ein Abschnitt enthält nur Leistungsverzeichnisse einer Art (NPK vs. Eigentext). Beim Angebot für einen weiteren Kunden wählst du die Art neu, du kannst also für den einen Kunden mit NPK und für den anderen mit Eigentext arbeiten.
Aktionen pro Leistungsverzeicnis
Über die drei Punkte bei einem LV erreichst du:
Aktion | Beschreibung |
Öffnen | Öffnet das Leistungsverzeichnis. |
Abgebot | Erstellt eine vollständige Kopie, zum Beispiel nach einer Verhandlung. Das neueste Abgebot ersetzt im Hauptauftrag das Angebot. |
Angebot aus Vorlage erstellen | Nur beim Musterleistungsverzeichnis: erstellt ein eigenständiges Angebot. |
Ausmass | Hält die tatsächlich ausgeführten Mengen fest. |
Als angenommen markieren | Hält fest, welches Angebot den Zuschlag erhalten hat. |
In Projekt umwandeln | Erstellt aus dem Dossier ein Projekt. |
Löschen | Entfernt das Leistungsverzeichnis. |
Status der Leistungsverzeichnisse
Jedes LV hat zusätzlich einen eigenen Status:
Status | Beschreibung |
Entwurf | In Bearbeitung. |
Verschickt | Beim Kunden. |
Abgebot | Durch ein Abgebot ersetzt. |
Akzeptiert | Der Kunde hat angenommen. Fliesst ins Auftragsvolumen ein. |
Abgelehnt | Der Kunde hat abgelehnt. |
Ein Angebot nimmst du über "Als angenommen markieren" an. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Danach kannst du in diesem Abschnitt nur noch Nachträge und Ausmasse hinzufügen. Einen Nachtrag setzt du direkt auf "Akzeptiert".
Versendest du ein LV per E-Mail, ändert sich der Status nicht. Setze ihn selbst auf "Verschickt".
Gültigkeit
Die Gültigkeit legst du in den Infos des LVs oder beim Export fest. Sie steht im CRBX-Export und sagt dem Empfänger, wie verbindlich das Dokument ist: Entwurfsdokument, Provisorisches Dokument, Gültiges Dokument oder Aufgehobenes Dokument.
Gut zu wissen
In der Zusammenstellung zählen Musterleistungsverzeichnisse, Ausschreibungen und Ausmasse nicht mit.
Akzeptierte LVs und Dossiers, aus denen ein Projekt entstanden ist, kannst du nicht löschen.
Die Offerten aus dem früheren Offertenmodul wurden in Dossiers übernommen, inklusive E-Mail-Verlauf. Alte Links führen automatisch zum neuen Dokument.