Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten pro Aufgabe und Tag über die Mobile App erfassen. Projektleiter können diese in der Web App überprüfen und freigeben. Die erfassten Arbeitszeiten werden dem Projekt gutgeschrieben und im Projektjournal gemeinsam mit den geplanten Sollstunden festgehalten.
Zeit wird immer einer Aufgabe oder Projekt zugewiesen
In Caturix buchst du deine Zeit nicht «ins Leere», sondern immer auf eine Aufgabe oder ein Projekt. Eine Aufgabe gehört zu einem Projekt. Dadurch ist jederzeit klar, wofür eine Stunde geleistet wurde und die Stunden können später korrekt ausgewertet und verrechnet werden.
Einfache Zeiterfassung
Bei der einfachen Methode erfasst du pro Aufgabe folgende Werte:
Beginn und Ende – wann dein Arbeitstag startete und endete.
Arbeitszeit (Total) – wie lange du an der Aufgabe gearbeitet hast, z. B.
8.40h. Wird automatisch berechnet basierend auf dem Start und Ende.Pause – wie viele Minuten Pause du an diesem Tag gemacht hast.
Mittag – wie lange dein Mittag war (separat von der Pause).
Du kannst flexibel arbeiten: Trage entweder dein Total direkt ein, oder gib Beginn und Ende an und lass das Total daraus ableiten. Korrigiere einzelne Werte jederzeit – das System rechnet die Zusammenhänge nach.
Beispiel: Du gibst Beginn 07:00, Ende 17:00, Pause 15 min, Mittag 30 min an. Daraus ergibt sich ein Total von 9 h 15 min Netto-Arbeitszeit.
Fahrzeit (Reisezeit) wird in der einfachen Methode nicht separat erfasst. Wer Fahrzeit getrennt ausweisen muss, nutzt die erweiterte Methode.
Erweiterte Zeiterfassung (Stempeluhr)
Bei der erweiterten Methode erfasst du deine Zeit mit Start- und Endzeit per Stempeluhr oder manuell und unterscheidest dabei nach Art der Tätigkeit:
Arbeit – die eigentliche Arbeitszeit an der Aufgabe.
Fahrt – Reise-/Fahrzeit zur Aufgabe (z. B. zur Baustelle).
Pause – deine Pausen.
Für jede dieser Sitzungen gibst du an, wann sie beginnt und endet. Du kannst pro Tag und Aufgabe mehrere Sitzungen erfassen (z. B. Fahrt hin, Arbeit, Pause, Arbeit, Fahrt zurück).
Tipps für eine saubere Erfassung
Täglich erfassen: So vergisst du keine Zeiten und dein Saldo bleibt aktuell.
Richtige Aufgabe wählen: Buchst du auf die falsche Aufgabe, landet die Zeit im falschen Projekt.
Vor dem Rapportieren prüfen: Solange ein Eintrag «Nicht rapportiert» ist, kannst du ihn frei korrigieren. Nach dem Rapportieren wird die Korrektur aufwändiger.
Einträge einreichen (rapportieren)
Wenn deine Zeiten stimmen, reichst du sie zur Genehmigung ein. Der Eintrag wechselt dann von Nicht rapportiert auf Rapportiert und geht an deine vorgesetzte Person zur Prüfung.
Arbeitszeiten freigeben
Die Projektleiter können die rapportierten Arbeitszeiten pro Tag oder pro Woche überprüfen und freigeben. Dabei kann gewählt werden, ob die Arbeitszeiten pro Mitarbeiter oder pro Aufgabe gruppiert werden sollen.
Das Korrigieren oder Ergänzen von Arbeitszeiten durch den Projektleitenden ist möglich. Klicke dafür einfach in das Feld mit den Ist-Arbeitszeiten und passe die Stunden an.
Arbeitszeiten in Lohnbuchhaltung übertragen
Die rapportierten Arbeitszeiten können manuell per CSV-Export in die Lohnbuchhaltung übertragen werden. Der Status von übertragenen Stunden kann angepasst werden, damit alle wisse, dass die Zeit in der Lohnbuchhaltung berücksichtigt wurde.
Häufig gestellte Fragen
Wer kann Arbeitszeiten erfassen?
Jeder Benutzer, der Zugriff auf die Mobile App hat und mit einem geplanten Mitarbeitenden verknüpft ist.
Werden Abwesenheiten berücksichtigt?
Ja, Abwesenheiten (Absenzen) werden in der Berechnung der Jahresarbeitszeit berücksichtigt.
Kann ich Arbeitszeiten exportieren?
Ja, die Arbeitszeiten können wöchentlich als PDF oder Excel exportiert werden. Oder pro Mitarbeiter für ein gesamtes Jahr.
Kann ich Arbeitszeiten offline erfassen?
Ja, die Arbeitszeiten können auch ohne Internet erfasst werden, da sie für eine gewisse Zeit lokal gespeichert werden. Bitte beachte, dass die Zeiten erst sicher gespeichert und für den Projektleiter sichtbar sind, wenn diese synchronisiert wurden. Dafür ist eine Internetverbindung notwendig.