Der Freigabe-Ablauf
Arbeitsstunden durchlaufen vier Status:
Nicht rapportiert → Rapportiert → Genehmigt → Verrechnet
Nicht rapportiert: Mitarbeitende erfassen und bearbeiten ihre Zeit.
Rapportiert: Eingereicht, wartet auf deine Prüfung.
Genehmigt: Von dir geprüft und freigegeben.
Verrechnet: Abgerechnet (Verrechnung an Kundschaft bzw. Lohnabrechnung).
Stunden prüfen und genehmigen
Beim Genehmigen lohnt sich ein Blick auf:
Vollständigkeit: Sind alle Tage erfasst? Lücken senken Saldo und Auswertung.
Richtige Aufgabe/Projekt: Stimmt die Buchung, damit die Verrechnung passt?
Pausen, Fahrzeit, Zuschläge: Werden über die HR-Regeln automatisch berechnet – prüfe bei Auffälligkeiten, ob das richtige Reglement zugewiesen ist.
Beim Wechsel der Erfassungsmethode
Wenn du die Zeiterfassungsmethode von Erweitert auf Einfach umstellst, erscheint eine Rückfrage («Zeiterfassungsmethode wechseln?»). Beim Bestätigen werden alle offenen Einträge der erweiterten Zeiterfassung automatisch akzeptiert, und laufende Timer werden auf die aktuelle Zeit gestoppt.
Das ist kein eigenständiges «Periodenabschluss»-Werkzeug, sondern eine Folge des Methodenwechsels. Nimm den Wechsel deshalb bewusst und am besten ausserhalb der Arbeitszeiten vor.
Auswertungen und Export
Die erfassten Stunden lassen sich auswerten und exportieren:
Filter: Nach Zeitraum
Periodenberichte: Tägliche, wöchentliche oder monatliche Aggregation von Soll, angerechneter Zeit, Saldo, Überstunden und Überzeit.
Export-Formate: Excel/CSV und PDF.
Der Export enthält die Buchungsdetails inklusive Stunden, Status und Aufgaben-/Projektzuordnung – ideal für Lohnvorbereitung und Abrechnung.
Korrekturen, Abbau und Auszahlung
Korrekturen am Saldo (z. B. Überträge) erfasst du als separate Korrekturbuchung. Beim Entfernen einer Korrektur werden Saldo und Überstunden automatisch neu berechnet.
Abbau / Auszahlung von Überstunden und Überzeit erfolgt als eigene Buchung. Das System verhindert, dass mehr abgebaut wird, als das Saldo hergibt.
Häufige Fragen
Eine Mitarbeiterin meldet, sie könne einen genehmigten Eintrag nicht mehr ändern. Korrekt – genehmigte und verrechnete Einträge sind für Mitarbeitende gesperrt. Ändere den Status, damit er wieder bearbeitbar ist.
Die Berechnung (Pause/Zuschlag) stimmt nicht – wo schaue ich nach? Prüfe, welches Reglement dem Arbeitsvertrag zugewiesen ist und ob die passenden Regeln (Pausen, Zuschläge, Fahrzeit) hinterlegt sind. Siehe «HR-Regeln konfigurieren».
Warum kann ich die Zeiterfassungsmethode nicht umstellen? Solange aus der letzten Woche noch rapportierte Stunden offen sind, ist ein Methodenwechsel blockiert. Schliesse offene Stunden ab und nimm die Umstellung am besten ausserhalb der Arbeitszeiten vor.